Comment faire une facture : guide étape par étape

La première étape concrete est de créer le document de facturation. Le numéro de facture est un élément fondamental : il doit suivre une sequence chronologique continue, sans trou ni doublon. Vous etes libre de choisir votre système de numérotation, a condition qu'il soit sequentiel. Les formats les plus courants sont FA-2026-001, FA-2026-002 ou simplement 001, 002, 003. Vous pouvez reinitialiser la numérotation au debut de chaque annee civile. La date d'émission correspond au jour où la facture est créée. Elle est importante car elle déterminé le point de départ du délai de paiement. La date de livraison ou d'execution de la prestation doit également figurer si elle est différente de la date d'émission. Si vous utilisez un logiciel de facturation, le numéro est attribue automatiquement selon la sequence parametree et la date d'émission est générée au moment de la création du document. C'est la méthode la plus fiable pour éviter les erreurs de numérotation.

Chaque facture doit clairement identifier les deux parties à la transaction. Cote vendeur (vous), les informations suivantes doivent figurer : dénomination sociale ou nom et prenom pour les entreprises individuelles, forme juridique (SARL, SAS, EI, micro-entreprise...), adresse du siege social, numéro SIRET de l'établissement émetteur, numéro RCS et ville du greffe, capital social et numéro de TVA intracommunautaire si assujetti. Cote acheteur (votre client), vous devez mentionner : sa dénomination ou son nom, son adresse de facturation, son numéro SIRET s'il s'agit d'un professionnel, et son numéro de TVA intracommunautaire si le montant HT dépassé 150 euros ou pour les transactions intracommunautaires. L'adresse de livraison doit également figurer si elle est différente de l'adresse de facturation. Ces informations constituent l'en-tete de la facture et permettent d'identifier sans ambiguite les parties prenantes de la transaction.

Le corps de la facture détaillé chaque produit vendu ou service rendu. Pour chaque ligne, vous devez indiquer une description précise de la prestation, la quantité (nombre d'heures, de jours, d'unites...), le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA applicable. Le calcul des montants se fait ligne par ligne : prix unitaire HT multiplie par la quantité donne le montant HT de la ligne. La TVA est calculee sur ce montant HT. En pied de facture, vous recapitulez le total HT, le total de la TVA ventile par taux si plusieurs taux sont appliqués et le montant total TTC. Si vous accordez une remise, elle doit être visible sur la facture, soit ligne par ligne, soit en pied de facture avec le pourcentage ou le montant de la réduction. Un bon logiciel de facturation effectué tous ces calculs automatiquement et ventile la TVA correctement.

Les conditions de paiement sont une mention obligatoire souvent negligee. Vous devez indiquer le délai de paiement accorde (30 jours, 45 jours fin de mois, a réception...), les moyens de paiement acceptés (virement bancaire, cheque, carte bancaire, prélèvement), vos coordonnees bancaires si le paiement se fait par virement (IBAN et BIC) et les conditions d'escompte pour paiement anticipe (où la mention 'Pas d'escompte pour paiement anticipe'). Vous devez également mentionner le taux des pénalités de retard (minimum 3 fois le taux d'intérêt legal, soit environ 12,66% en 2026) et l'indemnite forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Ces mentions sont obligatoires entre professionnels depuis 2013. Enfin, ajoutez les mentions spécifiques à votre régime : 'TVA non applicable, article 293 B du CGI' pour la franchise en base, mention d'assurance décennale pour les artisans du BTP ou mention de centre de gestion agréé si applicable.

Une fois la facture finalisee, il faut l'envoyer au client. En 2026, avec la facturation électronique, les factures B2B devront transiter par le PPF ou une PDP. Pour les factures B2C ou en attendant l'obligation d'émission (septembre 2027 pour les TPE/PME), l'envoi par email au format PDF reste valable. Privilegiez un envoi rapide : plus vous facturez vite apres la prestation, plus vite vous serez payé. Apres l'envoi, le suivi du paiement est tout aussi important. Notez la date d'échéance dans votre calendrier. Si le paiement n'arrive pas à la date prévue, relancez votre client rapidement. Un premier rappel amiable par email suffit souvent. En cas de retard persistant, passez à une relance plus formelle. Un logiciel de facturation moderne vous alerte automatiquement des factures impayées et peut meme envoyer des relances automatiques. Avec Lio, vous pouvez aussi proposer le paiement en ligne par carte bancaire via Stripe, ce qui accelere considerablement les encaissements.